08.04.2020

Antworten auf häufig gestellte Fragen, Teil 2 - "Datenschutz und Digitalisierung"

Es soll bisher nicht eingesetzte und durch eine Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung geregelte Software für den Homeoffice-Einsatz genutzt werden. Was ist zu beachten?

Die Arbeit im Homeoffice zum Schutz der Beschäftigten vor Ansteckungen ist sinnvoll. Sollen dafür bisher nicht im Betrieb genutzte Softwarelösungen, wie beispielsweise Apps aus Microsoft Office 365, eingesetzt werden, sind mehrere Punkte zu beachten: 

1. Der Einsatz dieser Software sollte nur für die jetzige Zeit zugelassen werden. Spätestens nach der Krise ist für einen weiteren Einsatz eine BV/DV erforderlich. Das sollte sich eine betriebliche Interessenvertretung schriftlich vom Arbeitgeber zusichern lassen.
2. Alle, durch die jetzige Nutzung gewonnen Daten werden nicht zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Beschäftigten genutzt, auch nicht nach der Krise. Im Zweifel muss der Arbeitgeber bereits jetzt geeignete technische/organisatorische Ad-hoc-Maßnahmen zur Unterbindung von Leistungs- und Verhaltenskontrollen treffen. Ein Beispiel hierfür wäre das Deaktivieren von Analyse-Tools oder die Einschränkung von Nutzungsrechten bei Vorgesetzten.
3. Die Beschäftigten werden darüber informiert, dass mit der Software Überwachungen möglich sind. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass der Arbeitgeber den Beschäftigten umfassende, verständliche Handreichungen zur Nutzung der Software gibt. Diese sollten vor allem auch erklären, in wie weit die Beschäftigten selbst ihre Daten und Privatsphäre durch geeignete Einstellungen in der Software sowie eine angemessene Nutzung schützen können.

Darf der Arbeitgeber bei einem Corona-Fall im Betrieb den Namen der betroffenen Person nennen?

Der Arbeitgeber darf bei einem Corona-Fall im Betrieb nicht den Namen der betroffenen Person der restlichen Belegschaft nennen, auch wenn bei allen die Aufregung groß ist und alle Angst vor Ansteckung haben. Bei den dann zu ergreifenden Maßnahmen darf allerdings nicht vergessen werden, dass die Identität des Betroffenen eine besonders schützenswerte Information ist. Die unbedachte Preisgabe der Identität der infizierten Person kann für die betroffene Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer eine Stigmatisierung innerhalb der Belegschaft zur Folge haben und stellt zudem einen schweren Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen dar. Die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit sind bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten, insbesondere im Fall einer Corona-Erkrankung sehr restriktiv auszulegen.

Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Gesundheit der restlichen Belegschaft zu schützen und sie auf eine erhöhte Ansteckungsgefahr hinzuweisen. Die Nennung des Namens der betroffenen Person ist dafür aber nicht erforderlich.

Auch wenn es darum geht, unmittelbare Kontaktpersonen zu identifizieren, kann dies anonym erfolgen. Informationen sollten auf die Abteilungs- oder Teamebene bezogen sein, um keinen Rückschluss auf die Identität der erkrankten Person zu ermöglichen. Erscheint es ausnahmsweise unumgänglich, personenbezogene Daten offenzulegen, sollte der Arbeitgeber zuvor den Austausch mit der Gesundheitsbehörde suchen und die Erforderlichkeit geplanter Vorsorgemaßnahmen abklären.

Bei uns im Betrieb/in der Dienststelle gibt es keine Betriebsvereinbarung bzw. Dienstvereinbarung für Homeoffice. Was sollen wir jetzt machen?

Grundsätzlich sollte Homeoffice nur auf Basis einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (BV/DV) eingeführt werden, um die Interessen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu wahren. In der aktuellen Ausnahmesituation ist die Anordnung von Homeoffice durch den Arbeitgeber auch ohne eine solche BV/DV im Interesse der Beschäftigten. Diese werden vor Ansteckungen mit Coronavirus-Infektionen im Betrieb geschützt.

Allerdings sollte Homeoffice ohne BV/DV nur so lange gelten, wie die Politik auch Beschränkungen des öffentlichen Lebens verordnet hat (hier finden Sie die aktuell gültige Allgemeinverfügung). Sollte darüber hinaus auch Homeoffice zur Kontaktvermeidung notwendig sein, ist es ratsam eine Übergangs-BV/DV abzuschließen. Hier kann dann auf erste Erfahrungen aus der jetzigen Zeit zurückgegriffen werden.

Wichtig ist, dass jetzt, wie später, die gesetzlichen und betrieblichen Regelungen eingehalten und gegebenenfalls weiter ausgebaut werden. Das gilt insbesondere für die Einhaltung der Arbeitszeit. Interessenvertretungen sollten deswegen auch noch mal über die aktuellen Maßnahmen informieren und daran erinnern, dass Homeoffice nicht "rund um die Uhr" arbeiten bedeutet. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass die Beschäftigten ihre Arbeitszeit - inklusive Pausen - dokumentieren.

Was gilt es technisch bei dem "Ad-hoc-Homeoffice" zu beachten?

Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten die Arbeitsmittel für das Homeoffice zur Verfügung zu stellen. Er kann nicht verlangen, dass man seinen Privatcomputer für die Arbeit nutzt. Nicht alle Beschäftigte verfügen jedoch über eine entsprechende Ausstattung durch den Arbeitgeber. Um das Homeoffice aktuell nicht am fehlenden Betriebscomputer und der erforderlichen Software scheitern zu lassen, kann man sich darauf einigen, in den kommenden Wochen den Privatcomputer zu nutzen. Dies hat der Arbeitgeber seinen Beschäftigten schriftlich mitzuteilen und dabei auch, welche Daten sie mit ihrem Privatcomputer bearbeiten dürfen. Generell sollten keine sensiblen Daten damit verarbeitet werden. Verlangt der Arbeitgeber die Verarbeitung sensibler Daten mit dem privaten PC, sollte ein Haftungsausschluss für die Mitarbeiter verlangt werden.

Videokonferenzen sind bei dem "Ad-hoc-Homeoffice" ebenfalls ein heikles Thema. Arbeitgeber und Kollegen könnten so unbefugt Einblick in die Privatsphäre der Beschäftigten erhalten. Beim regulären Homeoffice kann über entsprechende Regelungen in einer BV/DV und Vorgaben zur Gestaltung des Arbeitsplatzes zu Hause der Einblick in die Privatsphäre weitestgehend vermieden werden. Wer jetzt erstmalig im Homeoffice arbeitet und noch keinen adäquaten Arbeitsplatz hat, sollte keine Videoübertragung machen müssen. Die meisten Softwarelösungen für Videokonferenzen bieten an, dass nur ein Audiosignal übertragen wird, was häufig zur Erledigung der übertragenen Aufgaben ausreicht.

Ist es datenschutzrechtlich zulässig, wenn der Arbeitgeber in Corona-Zeiten, die Herausgabe der privaten E-Mail-Adresse und Telefonnummer verlangt?

Normalerweise kann der Arbeitgeber die Herausgabe solcher Informationen nicht verlangen. Sie sind für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses nicht erforderlich und stellen einen erheblichen Eingriff in die geschützte Privatsphäre des Beschäftigten dar. Wenn es allerdings darum geht, Notdienste zu organisieren oder Beschäftigte zu erreichen, die vorübergehend im Homeoffice arbeiten, sieht die Sache anders aus. Wenn private Kontaktdaten zwingend erforderlich sind, um das Arbeitsverhältnis durchzuführen, ist ihre Verarbeitung auch datenschutzrechtlich gerechtfertigt. Eine Einwilligungserklärung der Betroffenen braucht es dafür nicht.